Kayıp hangi halkada doğuyor?
Atölyede ya da depoda mal eksiliyorsa ilk iş, eksiğin hangi aşamada doğduğunu kendi kayıtlarınızdan bulmaktır; kimin aldığı ikinci sorudur. Sayım hatası, kayda geçmeyen fire, tedarikçinin eksik teslimi, fazla yüklenen bir koli ya da geri gelmeyen bir numune aynı açığı yaratır. Bunları elemeden bir araca ya da çalışana bakmaya başlamak, iyi ihtimalle yanlış yere para harcamaktır. Kötü ihtimalle hiçbir ilgisi olmayan bir sürücü haftalarca şüphe altında kalır.
| Aşama | Karşılaştırılacak kayıt | Olası neden | Dışarıdan gözlemin payı |
|---|---|---|---|
| Mal kabul | Tedarikçi irsaliyesi, kapıdaki sayım ve tartı | Sayılmadan imzalanan irsaliye, eksik teslim | Az; kapının içinde çözülür |
| Depo ve raf | Dönem başı ve dönem sonu sayımı | Kayıt hatası, mesai dışında açılan kapı | Sınırlı; mesai dışı yükleme sokaktan görülebilir |
| Üretim | İş emri, fire ve hurda tutanağı | Açıklanamayan fire artışı | Yok denecek kadar az |
| Yükleme | Çeki listesi, kantar fişi, giden irsaliye | Fazla yükleme, irsaliyesiz çıkış | Orta; yükleme sokaktan görünüyorsa |
| Yol | Çıkış saati, teslim nüshasındaki saat | Arada indirilen yük | Yüksek; çıkış, yön ve varış saati |
| Alıcının kapısı | Teslim nüshası, eksiğin bildirildiği gün | Alıcının sayım düzeni, geç bildirim | Az; önce teslim düzeni konuşulur |
Dönem sonunda hammadde eksik, sevkiyat ise tam görünüyorsa mesele içeridedir ve dışarıya bakmak para kaybıdır. Müşteriniz üç koli eksik aldığını söylüyor, sizin irsaliyenizde o üç koli kayıtlıysa bakılacak yer yükleme ya da yoldur. Alıcı eksiği teslimin üstünden günler geçtikten sonra bildiriyorsa kayıp onun deposunda da doğmuş olabilir; bildirim gününü ayrı bir sütuna yazmanın nedeni budur.
Eksikleri tek tabloya dökün
Son iki üç ayın eksiklerini bir tabloya yazın: tarih, araç plakası, sürücü, yüklemeyi yapan vardiya, güzergâh, alıcı, eksik kalem. Tablonun cevaplayacağı soru, eksiğin rastgele mi yoksa belli bir yerde mi toplandığıdır.
| Eksik nerede toplanıyor? | Akla gelen halka | İlk bakılacak yer |
|---|---|---|
| Hep aynı araçta ya da sürücüde, alıcı değişse de | Yol | Çıkışla teslim arasındaki süre ve güzergâh |
| Hep aynı alıcıda, araç değişse de | Teslim alan taraf | Alıcının sayım ve imza düzeni |
| Belirli bir vardiyanın yüklemelerinde | Yükleme | Depo içi sayım ve yükleme kontrolü |
| Koli sayısı tam, içi eksik | Paketleme ya da yol | Bant, mühür ve koli ağırlığı |
Bilmediğiniz yeri tahminle doldurmayın. "Galiba cuma günleri oluyor" ile "son altı eksiğin dördü cuma sevkiyatında" arasındaki fark, bakılacak günün sayısını belirler ve tutarı da onunla birlikte değiştirir. Hiçbir düzen çıkmıyorsa sorun bir kişide değil, sayım ve teslim düzeninin kendisinde olabilir.
Tabloyu kimin hazırladığına dikkat edin. Sevkiyat planını yapan kişi şüphelendiğiniz zincirin bir halkasıysa, araştırmanın varlığı ona plan üzerinden ulaşır. Bu aşamada konuyu işin sahibi ve gerekiyorsa muhasebeden tek bir kişi bilsin.
Açıkça getirilen bir önlem kaybı durdurabilir
Araştırmayı duyurmak başka, yeni bir kontrolü duyurmak başkadır. "Duyarsa dikkat eder, yakalayamayız" diye önlemi ertelemeyin: asıl istediğiniz malın eksiksiz varmasıdır, birini yakalamak bunun yollarından yalnızca biridir. Şunlar dışarıdan bir gözlemden önce denenmeyi hak eder:
- Kasa kapısına numaralı mühür takmak, numarayı irsaliyeye yazmak ve alıcıdan teslimde mührün sağlam olup olmadığını not etmesini istemek.
- Yüklemeyi iki kişinin sayması ve imzası, kolilerin çıkışta tartılması.
- Sayımı haber vermeden yapmak, sayanlarla kaydı tutanları ayırmak.
- Atölye anahtarının ve alarm şifresinin kimlerde olduğunu yazmak; mesai dışı açılışlar ancak böyle konuşulabilir.
Mühür sağlam gelip koli yine eksikse mesele yüklemededir. Bütün sürücülere ve depo ekibine aynı gün, aynı cümlelerle bildirilen bir önlemden sonra eksik kesilmişse sorun büyük olasılıkla düzenin boşluğundaydı ve kimseyi izletmek için para harcamanız gerekmez.
Kamera ya da kartlı giriş kurmak sizin kararınızdır. Kurmadan önce çalışanları bilgilendirmeyi de plana alın.
Önlemden sonra eksik sürüyor ve tablo hâlâ aynı araca ya da güne işaret ediyorsa dışarıdan bakmanın zamanı gelmiştir.
Özel dedektif kapıda ve teslim noktasında neyi not alır?
Hangi sevkiyat gününe ve hangi noktalara bakacağımızı tablonuzdan seçer, ilk gözlemden önce plana yazarız. Bakılacak yerler atölyenin ya da deponun kapısı, irsaliyedeki teslim noktaları ve şüphenin işaret ettiği bir boşaltma yeridir. Notlara şunlar girer:
- aracın kapıdan çıkış saati ve döndüğü yön;
- yükleme sokaktan görünüyorsa kasaya giren koli sayısı;
- teslim noktasına varış ve ayrılış saati, boşaltmanın dışarıdan görülen kısmı;
- yükün bir kısmının başka bir araca aktarılıp aktarılmadığı.
Çıkışla varış arasındaki süre, önceki sevkiyatlarınızdaki sürelerden belirgin biçimde uzunsa aradaki boşluk tablonuza yeni bir satır olur. Koliler kapalı bir avluda ya da rampada yükleniyorsa sayım yapılamaz; notlar bunu da açıkça söyler.
Atölyenin ve deponun içi, kapılı sanayi yerleşkesi, teslim yapılan iş yerinin içi çalışmanın dışındadır. Sürücüyle konuşmayız, aracı durdurmayız. Notlarda tahmin de olmaz: aracın bir iş yerinin önünde durup iki koli indirdiğini yazarız, o iş yerinin kime ait olduğunu ya da kolilerin neden indiğini yorumlamayız. Plan dışı bir durak hırsızlık anlamına gelmeyebilir; teslim listesine sonradan eklenmiş, irsaliyesi kesilmemiş bir müşteri de olabilir.
Kurgusal durum · gerçek bir kişi ya da dosya değildir
Kurgusal örnek: Kurtköy'deki deposundan yakadaki marketlere temizlik ürünü gönderen bir toptancının tablosunda, üç aylık eksiklerin büyük kısmı perşembe günkü Ataşehir dağıtımında ve aynı araçta toplanıyor. Plan taslağı şöyle: önce koliler numaralı mühürle gönderilir ve birkaç perşembe beklenir. Eksik sürerse yalnız bir perşembe için depo kapısı ile listedeki ilk iki teslim noktası plana yazılır; çıkış ve varış saatleri o turun irsaliyesiyle karşılaştırılacaktır. Turun geri kalanı kâğıt üzerinde kalır.
Dudullu'da ve Kurtköy'de plan neden farklı kurulur?
Dudullu ve İMES çevresi (Ümraniye). Kayıp küçük ve değerli parçalardaysa mal araçla değil çantayla çıkıyor olabilir; M8'in İMES, MODOKO-KEYAP ve Dudullu istasyonları bu çevrededir ve işe raylı hatla gelen biri için araç gerekmez. Tablonuz belirli bir vardiyayı gösteriyorsa bakacağımız yer, o vardiyanın çıkış saatinde atölyenin kapısıdır. Pazartesi sevkiyatına bakılacaksa pazar yerini de hesaba katarız: Aşağı Dudullu'da ve Yukarı Dudullu'daki Acısu'da o gün pazar kurulur, park düzeni bozulur ve yükleme yapan kamyonet başka bir sokaktan çıkabilir.
Kurtköy çevresi (Pendik). Depodan çıkan bir araç kısa bir sürüşle TEM'e, Kuzey Marmara Otoyolu'na, Şile yoluna ya da güneyde D-100'e ulaşabilir. Bu yüzden aracın kullanması gereken güzergâhı gözlemden önce yazın: hangi müşteri, hangi sıra, hangi yol. Ataşehir'deki müşteriye gidecek aracın kapıdan çıkıp Şile yolu yönüne dönmesi, sürücüye soracağınız somut bir sorudur.
Çalışandan şüpheleniyorsanız
Gözlemin kapsamı malın izine bağlı kalır. Takvimin işaret etmediği günler ve öteki çalışanlar plana girmez; çalışanın akşamları nereye gittiği, kimlerle görüştüğü ya da ailesi işin dışındadır.
Notlarda bir ad geçmesi tek başına bir şey göstermez. İçinde bir çalışanın adı, yüzü ya da aracı bulunan belge işin sahibinin elinden çıkmasın; şirketin ortak klasörüne koymak ya da ustabaşıyla paylaşmak hem çalışanın haklarını zedeler hem de belgeyi tartışmalı kılar. Sorun kaybolan mal değil de raporlu günlerde başka bir işe gidilmesiyse çalışan ve iş yeri araştırması daha yakın bir başlıktır.
Taşıyıcı başka bir firmaysa
Sevkiyatı nakliye firması yapıyorsa önce sözleşmeye bakın: teslimde sayımı kim yapacak, eksik tutanağı nasıl tutulacak, kayıp kime ait olacak? Yazmıyorsa bir sonraki dönem ilk düzeltilecek yer orasıdır.
Gözlemden önce yapabileceğiniz bir kontrol daha var. İrsaliyeye yazılan plaka ile kapınızdan yükü alan aracın plakası aynı mı? Firma bazı seferleri sefer başına anlaştığı başka bir araç sahibiyle yapıyor olabilir. Bu her zaman kusur sayılmaz, ama yükün kimin sorumluluğunda yola çıktığını değiştirir. Firmanın unvanı sık değişiyorsa ya da gösterdiği adreste iş yeri yoksa konu firma ve ortak doğrulama başlığına girer.
Notlar elinize geçtiğinde
Araç her seferinde olağan sürede varıyor ve saatler irsaliyeyle örtüşüyorsa yol şüpheliler listesinden çıkar. Bakılacak yer içerideki sayım düzeni ya da alıcının kabulüdür.
Çelişki çıkarsa notlarla sürücünün ya da çalışanın karşısına kendiniz çıkmayın. İrsaliyelerin, teslim nüshalarının ve kantar fişlerinin asıllarını bir dosyada toplayın; iş ilişkisine etkisini, taşıyıcıyla sözleşmeyi ve şikâyet gerekip gerekmediğini avukatınızla konuşun. Ümraniye ve Pendik'te başsavcılık aynıdır: İstanbul Anadolu Cumhuriyet Başsavcılığı.
Bizi aramadan önce tablonuzun son iki ayını doldurun ve eksiklerin toplandığı günü, aracı ve alıcıyı birer cümleyle yazın. Bu üç cümle gözleme gerek olup olmadığını konuşmanın başında belli edebilir; gerek yoksa sıradaki adımın mühür mü, tartı mı, teslimde iki imza mı olacağını gösterir.